Нормативные требования к личным делам обучающихся

На основании п. 82 Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27.11.2024 № 821, организация формирует личное дело поступающего в электронной и (или) бумажной форме на основании информации и (или) документов, полученных организацией с ЕПГУ и (или) представленных поступающим иными способами.

Согласно п. 26 Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования, утвержденного приказом Минпросвещения России от 02.09.2020 № 457, на каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы (копии документов), включая документы, представленные с использованием функционала порталов государственных услуг.

В соответствии с требованиями указанных порядков поступающие представляют в образовательную организацию документы, удостоверяющие их личность, гражданство, документы об образовании, заявления о согласии на обработку персональных данных, фотографии и т.д.

Соответственно, обязанность формировать личные дела возложена на образовательные организации при приеме документов, необходимых для поступления, как следствие, в личные дела включаются, в том числе представляемые поступающими документы.

Одновременно с этим, в силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч.ч. 1 и 1.1 ст. 23 Закона об архивном деле.

Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. (ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле).

Так, приказом Минобрнауки России от 29.11.2023 № 1111 утвержден Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень Минобрнауки России), приказом Минпросвещения России от 27.08.2025 № 624 – Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства просвещения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень Минпросвещения России).

Таким образом, перечни документов и сроки их хранения для образовательных организаций, подведомственных Минобрнауки России и Минпросвещения России, определяются указанными органами, для образовательных организаций, подведомственных другим органам власти, – соответственно этими органами.

Вместе с тем, в соответствии с п. 1099 Перечня Минобрнауки России в личные дела обучающихся включаются заявления, копии приказов о зачислении, переводе, отчислении, поощрениях, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска и другие документы, при этом состав личного дела определяется локальными нормативными актами организации.

Аналогичная норма продублирована и в п. 725 Перечня Минпросвещения России.

В тоже время, на основании п.п. 1, 11 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» к компетенции образовательной организации в установленной сфере деятельности относятся разработка и принятие, в том числе иных локальных нормативных актов, а также индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ и поощрений обучающихся, а также хранение в архивах информации об этих результатах и поощрениях на бумажных и (или) электронных носителях.

Учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, образовательной организации с учетом положений перечней необходимо принять локальный нормативный акт о личном деле обучающегося, в который необходимо включить состав личного дела, порядок его формирования, ведения, хранения и т.д. Следует отметить, что такой локальный нормативный акт должен содержать также информацию о хранении результатов освоения обучающимися образовательных программ и поощрений.

Следует отметить, что поскольку документы, хранящиеся в личном деле обучающихся содержат персональные данные, то образовательной организации также необходимо получить согласие на хранение и обработку персональных данных. Полагаем, что соответствующий пункт можно включить в согласие, получаемое, например, при приеме документов о поступлении.

Одновременно с этим, в соответствии с ч.ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет.

По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов (ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Однако названные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Так, на основании п. 1099 Перечня Минобрнауки России личные дела студентов хранятся 75 лет.

В свою очередь, для отдельных документов, если они не включены в личное дело названным Перечнем Минобрнауки России установлены свои сроки хранения, например, характеристики обучающихся – 5 лет (п. 1103), протоколы заседаний аттестационной комиссии по переводу и восстановлению обучающихся – 10 лет (п. 1116), договоры о целевом обучении и об оказании платных образовательных услуг – 5 лет (п.п. 1121, 1122), индивидуальные учебные планы обучающихся – 75 лет (п. 1145), документы (заявление о приеме, справки) о необходимости создания для поступающего специальных условий в связи с его инвалидностью или ограниченными возможностями здоровья – 1 год (п. 1287).

Вместе с тем, согласно п. 725 Перечня Минпросвещения России личные дела обучающихся хранятся 50 лет после окончания обучения.

Перечнем Минпросвещения России для отдельных документов, если они не включены в личное дело, также установлены свои сроки хранения.

Таким образом, в общем порядке личные дела обучающихся, законченные до 01.01.2003, хранятся 75 лет, законченные после 01.01.2003 – 50 лет, однако перечнями документов соответствующих органов государственной власти могут устанавливаться другие сроки хранения. Образовательные организации, подведомственные Минобрнауки России, хранят личные дела также 75 лет, а Минпросвещению России – 50 лет.