Использование терминов «под роспись» и «под подпись»

В соответствии с п. 70 ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденного приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст, подпись – реквизит документа на бумажном носителе, подтверждающий его подписание.

Подписание документа – удостоверение документа собственноручной или электронной подписью должностного или физического лица по установленной форме (п. 69 указанного стандарта).

Также согласно п. 22 раздела 4 ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержденного приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст и вступающего в силу с 18.08.2025, при подготовке и оформлении документов используется подпись как реквизит документа.

Соответственно, подпись можно охарактеризовать как собственноручное заверение документа или подтверждение ознакомления с ним.

Вместе с тем, исходя из положений указанных ГОСТов и норм Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, в документообороте используется только термин «подпись».

В свою очередь, Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) в отношении ознакомления работников с документами использует термин «под роспись» (абзац десятый ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, ч. 2 ст. 84.1, п. 8 ч. 1 ст. 86, ч. 7 ст.113, ч. 3 ст. 123, ч. 2 ст. 180, ч. 6 ст. 193, ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296, ч. 5 ст. 312.3, ч. 6 ст. 348.2, ч. 2 ст. 348.13 ТК РФ).

При этом в других значениях используется термин «подпись», например, согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Таким образом, по нашему мнению, в документообороте образовательной организации в целом, в отношении ознакомления с документами в частности, верным является использование термина «под подпись», несмотря на то, что трудовое законодательство использует термин «под роспись» в отношении ознакомления работников с документами.