Об особенностях делопроизводства образовательной организации

Деятельность любой организации, в том числе образовательной, обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу, и требований к реализации единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Делопроизводство образовательной организации осуществляется на основе инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативными правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства, в том числе следующими:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

Термины, установленные ГОСТ Р 7.0.8-2013, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ, в том числе в делопроизводстве образовательных организаций. Так, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Документ представляет собой зафиксированную на носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ГОСТ Р 7.0.8-2013 выделяет различные типы документов, среди которых важно отметить следующие:

• официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
• электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

Более точное определение понятия «электронный документ» представлено в подпункте 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в соответствии с которым «электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Делопроизводство согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 включает в себя следующие операции:

• документирование, т.е. запись информации на носителе по установленным правилам;
• организацию работы с документами, в том числе документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) представляет собой электронный документооборот.

В соответствии с частью 8 статьи 28 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании) образовательная организация вправе применять в своей деятельности электронный документооборот, который предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с деятельностью образовательной организации, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, если иное не установлено Законом об образовании. Решение о введении электронного документооборота и порядок его осуществления утверждаются образовательной организацией по согласованию с ее учредителем.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Напомним, что в целях рациональной организации документационного обеспечения управления в образовательных организациях высшего образования Министерством образования Российской Федерации была разработана и введена в действие с 01.09.2000 Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденная приказом Министерства образования Российской Федерации от 24.07.2000 № 2286 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении» (далее – Инструкция), в качестве основы для разработки индивидуальных инструкций о делопроизводстве. Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в образовательной организации высшего образования, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. По вопросу актуальности Инструкции в письме Минобрнауки России от 03.12.2021 № МН-20/1115 «Об актуальности Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении» даны такие разъяснения: в связи с тем, что в Инструкцию изменения не вносились, она является действующей и применяется в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации.

Частью 1 статьи 28 Закона об образовании установлено, что образовательная организация обладает автономией, под которой понимается самостоятельность в осуществлении образовательной, научной, административной, финансово-экономической деятельности, разработке и принятии локальных нормативных актов в соответствии с настоящим Федеральным законом, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и уставом образовательной организации. 

Таким образом, делопроизводство образовательной организации в части организации документооборота и исполнения документов, правил их оформления и порядка передачи на хранение в архив не имеет принципиальных отличий от делопроизводства иных организаций. 

Вместе с тем, делопроизводство профессиональных образовательных организаций и образовательных организаций высшего образования имеет свои особенности, связанные с наличием в общей совокупности документов учебно-научной документации, на которую распространяются требования ГОСТ 7.32-2017. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления (утв. приказом Росстандарта от 24.10.2017 № 1494-ст).