Введение электронного документооборота, подпись документов электронной подписью, хранение таких документов

В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Вместе с тем, на основании ч. 8 ст. 28 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании) образовательная организация вправе применять в своей деятельности электронный документооборот, который предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с деятельностью образовательной организации, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, если иное не установлено Законом об образовании. Решение о введении электронного документооборота и порядок его осуществления утверждаются образовательной организацией по согласованию с ее учредителем.

Таким образом, для утверждения решения о введении электронного документооборота и порядка его осуществления образовательная организация должна получить соответствующее согласование учредителя. 

В тоже время, согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В силу ч. 2 ст. 6 Закона об ЭП информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Следует отметить, что если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (ч. 3 ст. 6 Закона об ЭП).

Таким образом, электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и при необходимости заверенному печатью, и может применяться в любых правоотношениях, если иное не установлено законодательством РФ, электронный документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это предусмотрено законодательством РФ или соглашением между сторонами.

В свою очередь, законодательством РФ не закреплен порядок хранения электронных документов. Однако в соответствии с п. 7.1 Методических рекомендаций по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации, утвержденных ФНС России, обязанность по хранению документов законодательно закреплена за хозяйствующим субъектом. Электронные документы следует хранить в электронном виде (вместе с ними должны храниться служебные и технологические документы).

Электронные документы хранятся следующими способами:

• В собственном архиве организации. Документы хранятся в папках на компьютере, доступ к которому имеют определенные лица.
• На внешних носителях. Документы записывают на внешние накопители и хранят в сейфе или другом защищенном месте.
• В облачном архиве. Возможно заключение соглашения с облачным сервисом и для хранения документов в защищенном хранилище с ограниченным доступом.
• В архиве оператора электронного документооборота. Организация заключает договор с оператором и обменивается электронными документами с госорганами и контрагентами. Архив документов хранится на сервере такого оператора.

Таким образом, образовательная организация хранит электронные документы на компьютерах, на внешних накопителях, в облачном архиве или на сервере оператора электронного документооборота. По нашему мнению, порядок хранения электронных документов должен быть предусмотрен порядком осуществления электронного документооборота.

В заключении, необходимо обратить внимание, что хранения электронных архивных документов осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.