Порядок использования факсимильной подписи

В соответствии с п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами.

На основании п. 4 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Так, согласно ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Таким образом, законодательство РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Соответственно, для возможности использования факсимильного воспроизведения подписи необходимо заключить соглашение о ее использовании, которое необходимо подписать «живыми» подписями.

Одновременно с этим, в соответствии с письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Также факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, по мнению Минфина России, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (письмо Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808).

Как следствие, можно заключить, что использование факсимильного воспроизведения подписи в документах, имеющих финансовые последствия, а также в доверенностях, которые являются односторонней сделкой, не допускается.

В свою очередь, законодательством Российской Федерации о закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц и о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд не предусмотрен порядок использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

В случае если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон № 223-ФЗ) и контрактов в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

При этом согласно Закону № 223-ФЗ порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия в соответствии с Законом № 223-ФЗ положения о закупке.

Таким образом, заказчик вправе при заключении договора в соответствии с Законом № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, в том числе если это предусмотрено положением о закупке.

К такому выводу пришло Минэкономразвития России в своем письме от 02.09.2016 № Д28и-2252.

Следовательно, если соглашением сторон либо положением о закупках в рамках Закона № 223-ФЗ предусмотрена возможность использования факсимильного воспроизведения подписи, то стороны вправе ее использовать. 

В свою очередь, использование факсимильного воспроизведения подписи для ведения документооборота внутри образовательной организации, если это не запрещено законодательством РФ либо нормативными документами учредителя, следует регламентировать локальным нормативным актом, в котором указать порядок, случаи использования и лиц, ответственное за  хранение факсимильной подписи.

Учитывая вышеизложенное, можно заключить, что закрепленная в соглашении между сторонами либо в локальных нормативных актах возможность использования факсимильного воспроизведения подписи делает ее использование легальным, однако не допускается использовать такую подпись для подписания доверенностей и документов, имеющих финансовые последствия.

В заключении, необходимо отметить, что использование факсимильной подписи всегда несет за собой определенные риски, связанные с возможным недобросовестным поведением, которое в свою очередь может повлечь за собой неблагоприятные последствия.