Правомерность разработки внутренних документов образовательных организаций в электронном виде

В соответствии с ч. 8 ст. 28 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании) образовательная организация вправе применять в своей деятельности электронный документооборот, который предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с деятельностью образовательной организации, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, если иное не установлено Законом об образовании. Решение о введении электронного документооборота и порядок его осуществления утверждаются образовательной организацией по согласованию с ее учредителем.

Соответственно, образовательная организация вправе при разработке внутренних документов применять электронный документооборот только в случае, если ею принято такое решение по согласованию с учредителем, при этом образовательная организация вправе не только самостоятельно принять решение о применении электронного документооборота, но и самостоятельно утвердить порядок его применения.

Как следствие, при наличии такого решения любые внутренние документы образовательной организацией могут создаваться, подписываться, использоваться и храниться в электронном виде.

Вместе с тем, исходя из положений ч. 8 ст. 28 Закона об образовании, можно заключить, что использование электронного документооборота образовательной организацией без принятия соответствующего решения допускается, однако принимаемые документы должны дублироваться на бумажном носителе.

В свою очередь, в силу п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Одновременно с этим, в соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, полагаем, что при применении образовательной организацией электронного документооборота, для признания созданного документа электронным документом его необходимо подписать квалифицированной электронной подписью.

Однако стоит отметить, что на основании ч. 2 ст. 6 Закона об ЭП информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в том числе в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

Так, согласно пп. «г» п. 6 Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и формату представления информации, утвержденным приказом Рособрнадзора от 14.08.2020 № 831, все файлы, ссылки на которые размещены на страницах соответствующего раздела официально сайта, должны удовлетворять следующим условиям: электронные документы, подписанные электронной подписью, должны соответствовать условиям ст. 6 Закона об ЭП для их признания равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Таким образом, Рособрнадзор при размещении образовательной организацией на официальном сайте электронных документов допускает их подпись как квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью.