Заверение копий документов

В соответствии с п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013), копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

При этом согласно п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013 заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Порядок и форма заверения копий различных видов документов предусмотрена в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденном приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Так, согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Одновременно с этим, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не содержит порядка заверения многостраничных документов.

Соответственно, при заверении многостраничных документовможет быть применена деловая практика, согласно которой способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом, учитывая содержание письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, при прошивке многостраничного документа необходимо:

• обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
• исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
• осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

Таким образом, образовательным организациям, не являющимся государственными, при заверении документов следует руководствоваться требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и сложившейся деловой практики.

В свою очередь, приказомРосархива от 11.04.2018 № 44утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция), в соответствии с п. 1.3 которой данная инструкцияустанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

Так, в силу п. 2.51 Примерной инструкции отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

В тоже время, согласно п. 5.48 Примерной инструкции копии приказов, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются в соответствии с п. 2.51 Примерной инструкции.

При этом подпись руководителяна копиях документов заверяется печатью (п. 4.23 Примерной инструкции)

Одновременно с этим, Примерной инструкцией предусмотрен также и порядок заверения копий электронных документов, которые являются копией документа, созданной в электронной форме (п. 24 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Так, на основании п. 2.51 Примерной инструкции копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

• наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
• наименования документов, копии которых направляются получателю;
• названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
• дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № ...».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Примерной инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

Таким образом, государственным образовательным организациям при заверении документов следует руководствоваться Примерной инструкцией, которая, в свою очередь, содержит подробные форму и порядок заверения документов, в том числе электронных.